Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi ve Gizlilik Politikası
Özbekoğlu İthalat İhracat İnşaat Taahhüt ve Mühendislik Ltd Şti (“Özbekoğlu” yada “Şirket” olarak anılacaktır.) olarak kişisel verilerinizin korunmasına son derece önem veriyoruz. Bu sebeple, 6698 sayılı Kişisel Verilen Korunması Kanunu (“kanun”) başta olmak üzere yürürlükte bulunan ulusal ve uluslararası mevzuatla uyumluluğu hedeflediğimizden Şirketimiz hazırladığı iş bu Politikayı sizlerle paylaşmaktadır.
1. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasının amacı
İş bu Politika’nın temel amacı 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun (kanun)’un amacına uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik konularda bilgi vermek, kişisel verileri Şirket’imiz tarafından işlenen gerçek kişileri bilgilendirmektir. Kişisel verilerin korunması, Şirket’in temel politikasıdır.
2. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasının kapsamı ve değiştirilmesi
Şirket tarafından hazırlanan bu Politika, Kanun’a uygun olarak hazırlanmıştır. Sizlerden rızanızla ya da Kanunda sayılan diğer hukuka uygunluk gereği elde edilmiş genel ve özel nitelikli kişisel veriler (bundan sonra kişisel veri olarak belirtilecektir), Şirket güvenliğinin sağlanabilmesi, sunmuş olduğumuz hizmetlerin tam, zamanında ve eksiksiz yerine getirilebilmesi, kalitemizin artırılabilmesi ve ticari faaliyetlerimizin yürütülebilmesi ile kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacıyla kullanılmaktadır.
Şirket’in pay sahipleri, iş ortaklarının pay sahipleri, yetkilisi, çalışanı, Şirket çalışanı, çalışan adayı, stajyeri, Müşterilerimizin pay sahipleri, yetkilisi, çalışanı, ziyaretçi ve herhangi bir nedenle Şirket’in ilişkide bulunduğu 3. Kişiden otomatik veya otomatik olmayan yollarla elde edilen gerçek kişilere ait tüm kişisel veriler için iş bu Politika hazırlanmıştır.
Özbekoğlu, bu politikayı -Kanuna uygun olmak ve kişisel verilerin daha iyi korunması şartı ile değiştirme hakkına sahiptir.
3. Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili temel kurallar ve ilkeler
Şirket’imizin bu husustaki kuralları şunlardır:
a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Özbekoğlu, topladığı ya da kendisine başka yerlerden gelen verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesine önem verir.
b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Şirket, bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunları kendisine iletilmesi halinde güncellemeye önem verir.
c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Şirket, faaliyetleri kapsamında ve Kanun’daki amaçlarla sınırlı şekilde verileri işler.
d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Verileri sadece, işlendikleri amaçla sınırlı ölçüde kullanır.
e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Özbekoğlu, kişisel verileri, yasal düzenlemelerde öngörülen sürelerde veya böyle bir sürenin mevcut olmaması halinde, yürütülen faaliyetlere uygun olarak belirleyeceği süre boyunca saklar. Sürenin sona ermesi halinde bu veriler imha politikası kapsamında imha edilir.
Kişisel veriler ile ilgili ilkelerimiz ise aşağıda sayılmıştır:
Şeffaflık
Gerek kanunlardan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirirken, gerekse daha iyi hizmet verebilmek için kişisel verilerinizi işlediğimiz esnada gerekli olan bilgilendirmeyi yapmak amacıyla bu Politika’yı hazırladık. Hangi kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiğine dair detaylı açıklamaları “Hangi kişisel verilerinizi işliyoruz” ve “Veri işleme amaçları” başlıkları altında bulabilirsiniz.
Azami Tasarruf İlkesi/Cimrilik İlkesi
Azami tasarruf ilkesi ya da cimrilik ilkesi adı verilen bu ilkemize göre Özbekoğlu’na ulaşan veriler, ancak gerekli olduğu kadar işlenir. Bu nedenle hangi verileri toplayacağımız amaca göre belirlenir. Gerekli olmayan veriler toplanmaz. Fazlalık bilgiler, işlenmez, silinir ya da anonim hale getirilir.
Kişisel verilerin silinmesi
Kanunen saklanması gereken sürelerin dolması, yargı süreçlerinin tamamlanması ya da diğer gereklilikler ortadan kalktığında Şirket tarafından bu veriler kendiliğinden ya da ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
Doğruluk ve veri güncelliği
Özbekoğlu bünyesinde bulunan veriler, kural olarak ilgili kişilerin beyanı üzerine, beyan ettiği şekilde işlenir. Özbekoğlu, müşteriler ya da bizimle temas kuran kişilerin beyan ettiği verilerin doğruluğunu araştırmak zorunda olmadığı gibi bu, hukuken ve çalışma ilkelerimiz nedeniyle de yapılmaz. Beyan edilen veriler, doğru kabul edilir. Kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği ilkesi Özbekoğlu tarafından da benimsenmiştir. Şirket kendisine ulaşan resmî belgelerden veya ilgilisinin talebi üzerine işlemiş olduğu kişisel verileri günceller.
4. Kişisel verilerinizi nasıl topluyoruz?
Kişisel veriler her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda ve yöntemler gibi muhtelif yollardan, iş bu Politikada yer verilen amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla veya hukuki hak ve sorumluluklar kapsamında toplanır ve Özbekoğlu tarafından işlenir.
5. Hangi kişisel verilerinizi işliyoruz?
Tarafımızca toplanan kişisel verileriniz, bizimle kurmuş olduğunuz hukuki ilişkiye göre değişiklik gösterebilir. Dijital ortamlar da dahil olmak üzere tüm kanallar vasıtasıyla toplanan kişisel veriler kategorik olarak aşağıdaki gibidir.
Kimlik bilgisi,
İletişim bilgisi,
Özlük bilgisi bu kapsamda alınan aile bireyleri ve yakın bilgisi,
Müşteri işlem bilgisi,
İşlem güvenliği bilgisi,
Risk yönetimi bilgisi,
Finansal bilgi,
Meslek deneyim bilgisi (çalışan ve çalışan adaylarından istenebilmektedir)
Fiziksel mekân güvenlik bilgisi,
Hukuki işlem ve uyum bilgisi,
Sağlık Bilgileri (Kanunlarda öngörülen haller kapsamında alınmaktadır),
Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri (Kanunlarda öngörülen haller kapsamında alınmaktadır),
Askerlik Bilgisi (Çalışan ve çalışan adaylarından işe başvurularda alınmaktadır)
Talep/şikâyet yönetimi bilgisi (Şirketimize yapılan talep ve şikayetler kapsamında toplanan bilgiler)
Görsel ve işitsel veri,
6. Veri işleme amaçları
Özbekoğlu’nun kişisel verileri toplanması ve işlenmesi işbu Politika’da belirtilen amaçlar doğrultusunda icra edilecektir.
· İşe alım süreçlerinin planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi,
· İlgili kanun, yönetmelik, sipariş emri veya sözleşme gereği zorunlu yükümlülüklerin eksiksiz ve doğru şekilde yerine getirilmesi,
· Şirketimizin, pay sahiplerinin ve diğer iş ortaklarının hukuki, icrai ve fiziki güvenliğinin sağlanması,
· Veri güvenliğinin sağlanması,
· Kendisine talep ve şikayetlerini ileten kişisel veri sahipleri ile iletişime geçmesi ve şikayet yönetiminin sağlanması,
· Tedarikçilerle olan süreçlerin planlanması, yürütülmesi ve geliştirilmesi,
· Finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası ve takibi,
· Yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
· Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi.
7. Müşteri, muhtemel müşteri ve iş ve çözüm ortakları verisi Sözleşme ilişkisi için verinin toplanması ve işlenmesi
Müşterilerimiz, muhtemel müşterilerimiz ve tedarikçilerimizle bir sözleşme ilişkisi kurulmuş ise, toplanmış olan kişisel veriler, onayları alınmaksızın kullanılabilir. Ancak bu kullanım, sözleşme amacı doğrultusunda gerçekleşir.
İş ve Çözüm Ortakları Verileri
Özbekoğlu, gerek iş gerekse çözüm ortakları ile veri paylaşımı yaparken hukuka uygun davranmayı ilke edinir. İş ve çözüm ortakları ile veri gizliliği taahhüdü ile ve ancak hizmetin gerektirdiği kadar veri paylaşılmakta ve bu taraflardan mutlaka veri güvenliğinin alınmasına ilişkin tedbirleri almaya zorlanmaktadır.
Şirket’in hukuki yükümlülüğü veya kanunda açıkça öngörülmesi sebebiyle yapılan veri işlemleri
Kişisel veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan işlenebilir. Veri işlemlerinin tür ve kapsamı, yasal olarak izin verilen veri işleme faaliyeti için gerekli olmalı ve ilgili yasal hükümlere uygun olmalıdır.
8. Çalışanlarımıza ait veriler
İş ilişkisi için verilerin işlenmesi
Çalışanlarımızın kişisel verileri, iş ilişkileri ve görevi nedeniyle gerekli olduğu kadarıyla onay alınmaksızın işlenebilir. Ancak Özbekoğlu, çalışanlarına ait verilerin gizliliği ve korunmasını temin eder.
Hukuki Yükümlülükler Gereği İşleme
Özbekoğlu, çalışanlarına ait kişisel verileri, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan verileri işleyebilir. Bu husus, kanundan kaynaklanan yükümlülüklerle sınırlıdır.
Çalışanların Yararına İşlemeler
Özbekoğlu, çalışanlarının menfaatine olan işlemler için onay almaksızın kişisel verileri işleyebilir. Ayrıca, iş ilişkilerinden kaynaklanan ihtilaflar için de çalışanlara ait verileri, Özbekoğlu işleyebilmektedir.
Özel nitelikli verilerin işlenmesi
Kanun’a göre Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Özel nitelikli kişisel veriler kişinin onayı olmaksızın ancak Kanunda izin verilen hallerle ilgili ve sınırlı olarak işlenebilir. Çalışanlarımızın sigorta ve sağlık hizmetlerinden yararlanabilmesi için kendilerinden alınmış olan özel nitelikli veriler sadece amaca özgülenerek kullanılır.
Telekomünikasyon, internet ve araç
Şirket içinde çalışanlara tahsis edilen araç, bilgisayar, telefon, e-posta ve diğer uygulamalar çalışana sadece iş amacı ile tahsis edilmiştir. Çalışan Şirketin kendisine tahsis ettiği bu vasıtaların hiç birini özel amaçları ve özel iletişimi için kullanamaz. Şirket bu araçlar üzerindeki bütün verileri kontrol edebilir ve denetleyebilir. Çalışan, işe başladığı andan itibaren kendisine tahsis edilen bilgisayarda, telefonlarda ya da diğer araçlarda iş dışında başka bir veri ya da bilgi bulundurmayacağını taahhüt etmektedir.
9. Kişisel verilerin yurt içi ve dışına aktarılması
Kişisel veriler, Özbekoğlu tarafından hizmetin görülebilmesi amacıyla iş ve çözüm ortakları ile paylaşılabilir. Özbekoğlu, Kanunda ve Kurul tarafından belirlenen şartlar dahilinde kişisel verileri Kanundaki şartlara uygun olarak yurt içi ve yurt dışına aktarma yetkisine sahiptir.
10. İlgili kişinin hakları
Özbekoğlu tarafından web sayfasında herkese açık halde bulunan Aydınlatma Metni ve Başvuru Formu kapsamında kişisel verilerle ilgili olarak;
a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
hakkına sahiptir.
Buna karşın, Şirket içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. Özbekoğlu, kişisel verileri, iş ve sözleşme ilişkisi gereğince, bir yargısal görevin ya da devlet otoritesinin Kanuni yetkilerini kullanması amacıyla ilgili kurum ve kuruluşlarca paylaşabilir.
Kişisel veri sahipleri yukarıda belirtilen haklarını kullanabilmeleri için Şirket, Başvuru Formunu hazırlayıp, resmi internet adresi olan www.ozb.com.tr adresine yüklemiştir. Kişisel verileri işlenen sizler, belirtilen internet adresindeki başvuru usul ve esaslarına uyarak başvuru yapabilirsiniz. Başvurularınız, başvurunuzun içeriğine göre en kısa sürede ya da Şirkete ulaşmasından sonra en geç 30 gün içinde cevaplanacaktır. Başvurularınızın sadece sizlerle ilgili kısmı cevaplanacak olup, eşiniz, yakınınız ya da arkadaşınız hakkında yapılan bir başvuru kabul edilmeyecektir. Özbekoğlu, başvuru sahiplerinden başkaca ilgili bilgi ve belge de talep edebilir.
11. Veri ve işlem güvenliği
Kişisel verileriniz Özbekoğlu tarafından Kanun’da belirlenen şart ve ilkeler doğrultusunda korunur. Şirket kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişimini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır, bu kapsamda gerekli denetimler yapar. Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde Şirket Kanun’da belirtilen süreçlere uygun olarak hareket eder.
12. Gizlilik İlkesi
İster çalışanlar isterse diğer kişilerin Özbekoğlu’nda yer alan verileri gizlidir. Hiç kimse sözleşme ya da kanuna uygunluk olmaksızın başkaca hiçbir amaç için bu verileri kullanamaz, kopyalayamaz, çoğaltamaz, başkalarına aktaramaz, iş amaçları dışında kullanamaz.
13. İletişim
İş bu Politika ile ilgili sorularınız ve talepleriniz için, önce www.ozb.com.tr internet adresimizdeki açıklamaları okuyunuz ve yüklü bulunan Başvuru Formunun çıktısını alıp doldurduktan ve imzaladıktan sonra, Başvuru Formunda belirtilen şekil şartları ve yöntemlerden birini kullanarak Şirketimize gönderebilirsiniz.
